CÁCH XỬ LÝ CHI PHÍ MUA HÀNG KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN - CHỨNG TỪ

Để được tính vào chi phí được trừ thì theo Điều 6 của TT 78/2014/TT-BTC những khoản chi của Doanh nghiệp phải có đủ Hóa Đơn - Chứng Từ theo quy định của pháp luật. Và cũng tại điểm 2.4 của Điều 6 TT 78 thì những Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thua mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được trừ cho các trường hợp như:

-Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.

-Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, may, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.

-Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.

-Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.

-Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.

-Mua hàng hòa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng ( 100 triệu đồng/năm ).

Trên đây là những trường hợp không chịu thuế GTGT hoặc không phải kê khai nộp thuế được quy định tại điều 4 và điều 5 của TT 219/2013/TT-BTC quy định về thuế GTGT mới nhất năm 2014. Và khoản 1 Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn thì những đối tượng này sẽ không đực cơ quan Thuế cấp hóa đơn lẻ. Nên hồ sơ chứng từ để doanh nghiệp lấy vào làm chi phí bao gồm:

+Hợp đồng kinh tế.

+Biên bảo giao nhận hàng hóa, tài sản …

+Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được.

+Bảng kê 01/TNDN.

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thì trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Còn khi hoạch toán kế toán các khoan chi phí không có hóa đơn: các bạn căn cứ vào chứng từ thanh toán để xác định giá trị của chi phí, hàng hóa, tài sản … Còn việc lựa chọn tài khoản nào để hoạch toán ghi nhận chi phí thì thực hiện theo đúng luật kế toán. Tức là mua chi phí, hoàng hóa, tài sản đó về sử dụng với mục đích nào thì hoạch toán vào toàn khoản đó, theo bộ phận sử dụng.

Cách xử lý việc chi phí không có hóa đơn trong 1 vài trường hợp cụ thể:

1.Chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuê ngoài lắp đặt không có hóa đơn như thuê xe ba gác, xe ôm của cá nhân để vận chuyển hàng hóa:

Trường hợp Công ty thuê xe ba gác, xe ôm của cá nhân để vận chuyển hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty nếu mức chi trả từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần hoặc tháng trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước để kê khai nộp vào ngân sách nhà nước. Căn cứ vào hợp đồng, chứng từ chi tiền, chứng từ khấu trừ thếu thu nhập cá nhân, Công ty lập bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

2.Chi phí thuê nhà cảu cá nhân có DT từ 100 tr trở xuống: Theo công văn Số: 2270/TCT-CS

V/v chính sách thuế đối với hộ, cá nhân không kinh doanh có tài sản cho thuê ngày 18 tháng 06 năm 2014 Thì “ cá nhân không kinh doanh có tài sản cho thuê như cho thuê nhà làm văn phòng; cho thuê nhà, đất làm địa điểm đặt trụ phát sóng… mà tiền cho thuê hàng năm từ một trăm triệu đồng trở xuống thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, cơ quan thuế không cấp hóa đơn bán lẻ theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 12 Thông tư số 64/2013/TT-BTC và khoản 1 Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, cơ sở đi thuê phải sử dụng Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo quy định của pháp luật về thuế TNDN kèm theo hợp đồng thuê địa điểm và chứng từ thanh toán để làm chứng từ hạch toán chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Hồ sơ: Hợp đồng thuê nhà, bảng kê 01/TNDN, Chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao nhà.

Chú ý: Doanh thu của cá nhân có nhà cho thuê Trên 100tr một năm là phải đóng thuế.

3.Chi phí mua xe ô tô của cá nhân: Làm thủ tục sang tên đổi chủ, nộp lệ phí trước bạ.

Công ty mua xe ô tô đã qua sử dụng của cá nhân không kinh doanh, để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty thì việc xác định nguyên giá để làm cơ sở trích khấu hao là giá mua thực tế đã được cơ quan chuyên môn về thẩm định giá xác nhận cộng lệ phí trước bạ (khi sang tên cá nhân cho Công ty) cộng các chi phí khác có liên quan tính đến thời điểm đưa tài sản vào sử dụng. Chứng từ trong trường hợp này là Giấy chứng nhận đăng ký xe mang tên Công ty; Giá mua xe được xác định là giá mua thực tế đã được cơ quan chuyên môn về thẩm định giá xác nhận cộng chứng từ lệ phí trước bạ (khi sang tên/ chuyển quyền sở hửu) cộng các chứng từ chi phí khác có liên quan tính đến thời điểm đưa tài sản vào sử dụng và bảng kê 01/TNDN.

4.Chi phí quảng cáo trên mạng của một số trang quảng cáo: trong và ngoài nước với hình thức thanh toán bằng thẻ ngân hàng không có hóa đơn GTGT (chỉ thực hiện trên sổ phụ ngân hàng)

Về nguyên tắc, các khoản chi của DN cho hoạt động quảng cáo trên các trang mạng xã hội cũng như các nhà mạng trong và ngoài nước đều được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có liên quan đến hoạt động SXKD của DN và có đủ chứng từ hoặc hóa đơn hợp pháp.

Đối với các nhà mạng/nhà quảng cáo đăng ký trong nước thì cần có các chứng từ là: Hợp đồng/chào hàng - Chấp nhận hoặc đặt hàng qua email hay phương thức phù hợp với Luật Thương Mại, Luật giao dịch điện tử, Luật công nghệ thông tin, Hóa đơn GTGT, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu tổng trị giá hóa đơn từ 20 triệu đồng/lần trở lên).

Đối với các nhà mạng/nhà quảng cáo quốc tế (không đăng ký thuế tại Việt Nam) thường không có Hợp đồng dạng văn bản giấy và Hóa đơn loại giống như của Việt Nam mà thường có các điều khoản giao kết ngay trên trang quảng cáo. Theo đó nếu khách hàng có nhu cầu quảng cáo chập nhận các quy định về thời gian, phương thức, mức tiền chấp nhận thanh toán qua thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng… thì dịch vụ đó được thực hiện. Do đó, bộ chứng từ cần thiết để DN được tính vào chi phí được trừ có thể bao gồm:

Quy chế của đơn vị về việc mua các dịch vụ qua mạng, trong đó có quảng cáo phù hợp với các Luật của Việt Nam.

Đề xuất bằng văn bản của bộ phận kinh doanh cần quảng cáo với cấp trên, kèm theo bản in các điều khoản mà nhà mạng/trang mạng quảng cáo đó đưa ra (giá cả, phương thức quảng cáo, cách trả tiền, thời gian quảng cáo,…) được Lãnh đạo DN phê duyệt.

Báo cáo nghiệm thu hoặc chứng từ chứng minh rằng yêu cầu quảng cáo của DN đã được thực hiện theo như đề xuất trên.

Chứng từ thanh toán: Sao kê ngân hàng kèm ủy nhiệm chi, séc, … của DN chứng minh việc DN thanh toàn tiền trả cho trang quảng cáo.

Tờ khai và chứng từ nộp thuế nhà thầu nước ngoài theo quy định tại Thông tư số 78/2014 và số 103/2014.